ניהול פגישות עם timeOS בעידן הסוכנים החכמים

בכל ארגון, הפגישות הן המקום שבו מתקבלות ההחלטות החשובות ביותר, וגם המקום שבו הן לעיתים הולכות לאיבוד. השיחה מסתיימת, כולם מסכימים “לטפל בזה”, ואז עובר שבוע. לא ברור מי אחראי, המשימות לא מתועדות, והקצב שוב נתקע. כאן נכנסת timeOS, חברה ישראלית שפיתחה גישה חדשה לעבודה עם בינה מלאכותית. היא לא רק מסכמת פגישות, אלא רואה בכל פגישה פרומפט – הוראה שמפעילה סוכן בינה מלאכותית שמבצע את הצעד הבא – שולח מייל, פותח משימה או מכין מסמך. זו לא עוד אפליקציה, אלא דרך ניהולית אחרת שמנסה לסגור את הפער שבין מה שנאמר למה שבאמת קורה אחר כך.

השיחה שהופכת לפעולה

דמיינו פגישה שבועית של צוות מכירות. בסוף השיחה, מנהלת הצוות אומרת: “דני, תעדכן את הלקוח עד יום שלישי”. בעולם הרגיל, זה נרשם במחברת או בתמלול הפגישה, ומשם, תלוי בזיכרון. ב-timeOS, הרגע הזה הוא טריגר: הסוכן מזהה את ההנחיה, יוצר משימה ב- Asana, מציב דדליין, ומכין טיוטת מייל מעקב לדני. אף אחד לא ביקש ממנו. זו המשמעות של “פגישות כפרומפטים” – כל משפט רלוונטי הופך לפעולה ממשית.

שלושה מרחבים שמשנים את הדרך לעבוד

במרכז הגרסה החדשה של timeOS עומדת שיטה פשוטה להבנה: Lobby, Rooms ו-Agents.

ה-Lobby הוא כמו צ’אט יומי שבו אפשר לשאול כל דבר על סמך השיחות הקודמות – “מה המשימות שלי השבוע?”, “מי מהלקוחות ממתין למענה?”, “הכן אותי לפגישה עם רותי מחר”. מאחורי הקלעים פועלים סוכנים שמחפשים תשובה מדויקת בכל ההיסטוריה של הפגישות, המסמכים וההודעות שלכם.

דלת הכניסה שמופעלת לסוכנים ב-timeOS

ה-Rooms הם מרחבי עבודה קבועים לפי לקוחות, פרויקטים או נושאים. כל פעם שמתקיימת פגישה רלוונטית, החדר מתעדכן אוטומטית עם סיכום פגישה מוכן עבורכם בלוח ההקשר (context panel), משימות ותוצרים. אין צורך לתייג ידנית או לארגן קבצים, המערכת מזהה הקשרים בעצמה. כשאתם חוזרים לחדר, הכל שם – כולל מה שדובר, מה שנסגר ומה שנשאר פתוח. אתם יכולים להוסיף עוד הקשרים, לקוח או פגישות עבר ולבנות את החדר סביב כל נושא שתבחרו.

חשוב לדעת: כשאתם משתפים חדר, שימו לב שזה נותן למשתמשים אחרים גישה לכל התוכן שלו כולל הקלטות עבר, קבצים ותובנות הקשורות לאנשים או ארגונים בו. ועוד משהו שחשוב להבין, הלובי מיועד לשיחות מהירות, בלתי פורמליות, החדרים לעומת זאת הם מרחבי עבודה מתמידים עם הקשר מוגדר, סוכנים, פעולות ותוצרים. 

חדרים שומרים את כל מה שקשור לנושא אחד במקום אחד

וה-Agents הם הסוכנים עצמם, עוזרים דיגיטליים קטנים שמתמחים במשימות שונות: יצירת מסמך, שליחת מייל, עדכון לוח שנה או כתיבה ב-Notion. אפשר להריץ אותם לפי דרישה, או להגדיר שיפעלו אוטומטית אחרי כל פגישה. התוצאה? מערכת שמבינה הקשר, זוכרת רצף, ופועלת בזמן הנכון.

הסוכנים ב-timeOS הם כמו עוזרים אישיים ליעילות שלכם

מדריך קצר לאיך מפעילים סוכן (Agent)

כדי להבין את הכוח של timeOS, כדאי לבנות סוכן אחד בעצמכם. זה תהליך של כמה דקות בלבד, ואחרי הפעם הראשונה, כל השאר כבר אינטואיטיבי.

1. פותחים את בונה הסוכנים (Agent Builder): מהמסך הראשי, הקלידו “/Agents” או לחצו על הכפתור עם הסמל המתאים. בחרו “Create Agent ➕” כדי להתחיל (כמו בתמונה למעלה).

2. נותנים שם קצר וברור: בחרו שם שתבינו מיד מה הוא עושה – למשל: /בוט למייל מעקב, /מסכם פגישות, או /מחולל מסמכים.

תנו שם רלוונטי ותיאור לסוכן שלכם

3. מגדירים את התפקיד של הסוכן: במשבצת התיאור כתבו לסוכן מה אתם רוצים שיבצע. לדוגמה: “סכם את פגישות היום, צור מסמך חדש ושלח מייל מעקב עם משימות לביצוע.”

4. מוסיפים הקשר ופעולות: בתחתית החלון יש שלוש הגדרות פשוטות –

• @ Context – מאיפה הסוכן שואב מידע (פגישות, לקוחות, מסמכים).

• # Actions – מה הוא עושה בפועל (יוצר מסמך, שולח מייל, מוסיף ל-Notion או ל-Monday).

• ⏱ Time – כמה אחורה הוא מסתכל: היום, השבוע, או כל הזמן.

5. קובעים מתי הוא ירוץ: אפשר לבחור שירוץ רק כשמבקשים, או אוטומטית אחרי כל פגישה. לדוגמה: “תרוץ רק אם הלקוח אמר ‘שלח לי הצעת מחיר’.”

תבחרו מתי הסוכן שלך יופעל.

6. שומרים ומפעילים: לחצו על Create Agent, וזהו. מהרגע הזה, כל מה שצריך לעשות הוא להקליד את שמו בשורת הפקודה והסוכן שלכם יוצא לדרך.

איך זה נראה ביום עבודה אמיתי

בוא נחשוב על רותי (שם בדוי) סמנכ”לית שיווק בחברה בינונית שעובדת עם timeOS כבר חודש. בבוקר, היא שואלת בלובי: “מה נשאר פתוח מהישיבה של יום חמישי?” המערכת מחזירה רשימת משימות, מי אחראי עליהן, ומה הסטטוס. במהלך היום, היא נכנסת לחדר “לקוח A”. החדר כולל את כל הסיכומים והמסמכים מהפגישות הקודמות, כולל הקלטות ותוצרים.

רותי מבקשת: “צור מסמך הצעה חדש ללקוח הזה”, והסוכן בונה טיוטה מבוססת נתונים קודמים, שומר אותה בגוגל דוקס, ושולח קישור לצוות. היא לא פתחה אפילו אפליקציה אחרת. בשבילה, זה כמו לעבוד עם עוזר אישי שמכיר את כל ההיסטוריה ומקבל פקודות בשפה טבעית.

כשהמידע זז לבד

timeOS פועלת עם הכלים הקיימים בארגון  גוגל דוקס, Slack, Notion, מאנדיי, Asana, אאוטלוק ודרייב. זה חשוב כי היא לא מנסה להחליף מערכות, אלא לקשור ביניהן. כשהסוכן כותב מייל או מוסיף משימה, הוא עושה זאת בכלים שכבר קיימים אצלכם. כך המידע נשאר במקום שבו כולם רגילים לעבוד, רק עם פחות מאמץ ידני. מנהלים שמיישמים את הכלי מדווחים על ירידה חדה בזמן המוקדש למעקב אחרי פגישות, אבל הערך האמיתי הוא אחר: החלטות כבר לא נעלמות בין פגישות.

איך מתחילים בלי להעמיס

הדרך הנכונה להתחיל עם timeOS היא לא להגדיר עשרות סוכנים, אלא לבנות הרגל פשוט אחד. התחילו בלובי עם משפט אחד: “מה המשימות שלי מ־7 הימים האחרונים.” אחר כך פתחו חדר אחד בלבד – פרויקט מרכזי או לקוח אסטרטגי. תנו לסוכן לסכם את הפגישות הקודמות, והפעילו פעולה אחת – למשל “צור מסמך הצעה ללקוח הזה”.

לאחר כמה ימים, כשתראו שהתוצרים נאספים אוטומטית, הוסיפו סוכן אוטומטי ראשון: “שלח פולואפ אחרי כל פגישה”. זה כל מה שצריך כדי להבין את הערך. אחרי שבוע עבודה, המערכת כבר תתחיל להרגיש כמו צוות עוזרים שמחכה להנחיה (פרומפט) הבאה שלכם.

סוג חדש של אחריות ניהולית

יש מי שחושש מהאוטומציה – “אם המערכת עושה בשבילי, אולי אפספס משהו.” אבל דווקא ההפך קורה. כאשר משימות, מיילים וסיכומים עוברים למסלול אוטומטי, מתפנה זמן לבקרה ולחשיבה. מנהלים יכולים לבדוק מגמות כמו כמה החלטות בוצעו בזמן, כמה תוצרים נוצרו, ואיפה יש צווארי בקבוק. המערכת לא מחליפה אחריות, היא מחזירה אותה למקום הנכון – הניהול עצמו.

המדריכים תמיד חינמיים, אבל אם בא לכם להתמקצע - יש גם קורס אוטומציות עם AI ובניית בוטים וסוכנים

לפרטים נוספים לחצו כאן >>

לסיכום, timeOS אינה עוד אפליקציה לניהול פגישות. היא שכבת פעולה שמחברת בין השיחה לביצוע. במקום להוסיף עוד כלי לרשימה, היא גורמת לכל הכלים הקיימים לעבוד יחד – מיילים, משימות, מסמכים ולוחות שנה – סביב אותו עקרון פשוט: מה שנאמר, קורה. פגישות כבר לא נמדדות בכמה החלטות התקבלו, אלא בכמה צעדים בוצעו. ובסביבה כזו, גם זמן הפגישה חוזר להיות מה שהוא אמור להיות – מקום לחשיבה, לא לתיעוד.

אם אתם רוצים עוד אינפורמציה או עזרה על איך עובדים עם timeOS, כנסו כאן.