המדריך השלם להפקת ערך אמיתי מ-TimeOS (במקום סיכומים גנריים שאף אחד לא קורא)

אם אתם כמו רוב האנשים, אתם כנראה משתמשים ב-TimeOS בצורה הכי בסיסית שיש – מקליטים פגישה, מקבלים סיכום אוטומטי, ושומרים בתיקייה. ואם אתם כנים עם עצמכם, אתם כנראה גם לא חוזרים לקרוא את הסיכומים האלה. אני הייתי בדיוק באותו מקום. עד שגיליתי שהבעיה היא לא ב-TimeOS, אלא באופן שבו השתמשתי בו. ברגע שהתחלתי להתייחס אליו לא כאל “מסכם פגישות” אלא כאל כלי להפקת ערך אמיתי מהשיחות שלי, הכל השתנה. במדריך הזה אני אלמד אתכם בדיוק איך לעשות את זה – שלב אחר שלב, עם דוגמאות מעשיות ותהליכים שאפשר ליישם מיד והכל כמובן – עם AI. זהו מדריך התחלתי וראשון בסדרה של מדריכים בנושא TimeOS. במדריך הבא נרד יותר לעומק היכולות והשימושים הייחודיים, כולל פיצ’ר ה Builder ואינטגרציות מתקדמות!

קצת רקע על TimeOS – מה זה בכלל ולמה זה חשוב

TimeOS הוא עוזר אישי שמתחבר לפלטפורמות הפגישות שלכם (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) ומקליט ומסכם פגישות באופן אוטומטי. הכלי מתואם עם היומן שלכם, יוצר סיכומי פגישות, מזהה action items ואפילו כותב follow-up emails. הבעיה היא שרוב האנשים מקבלים סיכומים גנריים שנראים בדיוק אותו דבר לכל פגישה. פגישת מכירות מקבלת אותו פורמט כמו פגישת צוות, וזה לא עוזר לאף אחד להתקדם.

למה זה קורה? כי TimeOS לא יודע מה אתם רוצים להפיק מהפגישה. הוא רק מנסה לנחש מהתמלול, ובסוף נותן לכם “סיכום כללי של מה שדיברתם”. זה כמו לבקש ממתמחה לכתוב דוח על פגישה שהוא לא הבין מה המטרה שלה.

למה כדאי להשקיע באיפיון טמפלייטים ב-TimeOS

לפני שאתם קופצים להסבר הטכני, חשוב שתבינו למה בכלל כדאי להשקיע זמן בזה:

1. חיסכון זמן אמיתי – במקום 30 דקות של כתיבת סיכום אחרי כל פגישה, אתם מקבלים סיכום מובנה תוך דקותיים.
2. סיכומים שבאמת משתמשים בהם – כשהסיכום מתמקד בדברים שחשובים לכם, הצוות באמת חוזר אליו.
3. תובנות אמיתיות – אפשר להוציא מהפגישות שלנו תובנות הרבה יותר משמעותיות מסיכום פשוט
4. תוצרים – אם נתאים אישית את הסיכומים, נוכל להוציא מהם תוצרים כמו הצעות מחיר, פוסטים ללינקדאין, מיילים, ניסוחים להודעות ווטסאפ ועוד.
5. אינטגרציה עם כלי העבודה – TimeOS מתחבר לכלים כמו Monday.com, Notion, Slack ו-CRM שלכם, אז המידע מהפגישות הופך לחלק מתהליך העבודה.

שלב 1: זיהוי ואיפיון סוגי הפגישות שלכם

לפני שאתם רצים לבנות טמפלייטים, אתם צריכים להבין איזה סוגי פגישות יש לכם. זה לא “פגישות עבודה” – זה הרבה יותר ספציפי.

תהליך הזיהוי – 4 שלבים פשוטים:

שלב 1.1: רשימת סוגי הפגישות פתחו את היומן שלכם ותסתכלו על השבועיים האחרונים. כתבו רשימה של כל סוגי הפגישות שיש לכם:

• פגישות צוות שבועיות
• שיחות מכירות עם לקוחות
• פגישות איפיון מוצר
• ישיבות ניהול
• שיחות עם ספקים
• מפגשי הכשרה וכו’

שלב 1.2: זיהוי פגישות חוזרות מתוך הרשימה, סמנו את הפגישות שחוזרות לפחות פעם בשבועיים. אלה הפגישות שכדאי לכם להשקיע בהן טמפלייט.

שלב 1.3: תעדוף לפי חשיבות סדרו את הרשימה לפי:

• כמה זמן אתם מבזבזים על כתיבת סיכום אחרי הפגישה
• כמה חשוב שהסיכום יהיה מדויק ושימושי
• האם אנחנו רוצים להוציא תובנות מהפגישות האלו
• כמה אנשים נמצאים בפגישה

שלב 1.4: בחירת הפגישה הראשונה בחרו את הפגישה שבמקום הראשון ברשימה. התחילו איתה, ורק אחרי שהטמפלייט עובד טוב תעברו לסוג הבא.

נניח ובחרנו: Sales Discovery Calls – פגישת מכירה ראשונה עם לקוח פוטנציאלי.

שלב 2: איפיון עמוק של סוג הפגישה עם AI

עכשיו שבחרתם את סוג הפגישה הראשון, אתם צריכים להבין בדיוק מה קורה בפגישות האלה. כאן AI יכול לעזור לכם בצורה מדהימה.

תהליך האיפיון עם Claude בחמישה שלבים:

שלב 2.1: איסוף תמלולים קיימים אם יש לכם כבר הקלטות מ-TimeOS:
לכו לאותו סוג פגישה
העתיקו את התמלול של 3-4 פגישות מהסוג הזה
שמרו אותם בקובץ טקסט.

שלב 2.2: הכנת הפרומפט ל-Claude פתחו שיחה חדשה ב-Claude ותכתבו משהו כמו:

אני מצרף לך שלושה תמלולים של פגישת ניהול שבועית שלנו.
אני רוצה שתנתח אותם ותעזור לי להבין:

1. מה המבנה הקבוע של הפגישה הזאת?
2. מי בדרך כלל המשתתפים ומה התפקיד של כל אחד?
3. על מה הם מדברים לרוב?
4. מה המטרות של הפגישה?
5. איזה תוצרים אנחנו רוצים להפיק ממנה?

תנסה להיות כמה שיותר ספציפי ומדויק.

שלב 2.3: הדביקו את התמלולים יחד עם הפרומפט ותלחצו Enter.

שלב 2.4: בחינה ביקורתית של התוצאה Claude ייתן לכם ניתוח מפורט. קראו אותו ובדקו:
האם זה נכון? האם הוא הבין נכון את הפגישה?
מה חסר? איזה מידע חשוב הוא לא זיהה?
איזה פרטים לא מדויקים?

שלב 2.5: שיפור וחידוד תגיבו ל-Claude עם תיקונים והוספות. למשל:

נכון בערך, אבל יש כמה דברים שלא מדויקים:
– בפגישה אנחנו מציגים ללקוח יכולות טכניות של המוצר
– הלקוח לרוב מכיר כבר את המוצר שלנו, תראה לנו מה חידשנו לו
– המטרה העיקרית היא להציג ללקוח את הערך שהוא יקבל מהמוצר שלנו.

דוגמה של תוצר מוגמר:

אחרי התהליך קיבלנו איפיון כזה:
Sales Discovery Calls – שיחות גילוי מכירות
משתתפים: נציג מכירות מצד החברה “XX”, איש קשר ראשי מצד הלקוח (לעתים גם בעלי תפקידים נוספים)
מבנה הפגישה: נציג המכירות מציג בקצרה את החברה והמוצר, שואל על צרכי הלקוח ואתגרים, מבין את המצב הנוכחי ואת מה שהלקוח רוצה להשיג. הלקוח מתאר את הבעיות שלו ואת מה שהוא מחפש בפתרון.

מטרה: להבין אם יש התאמה בין המוצר לצרכי הלקוח, לזהות נקודות כאב שהמוצר פותר, ולקבוע צעדים הבאים בתהליך המכירה.
*אפשר ומומלץ להרחיב יותר אם אפשר – אבל אל תעמיסו במידע לא רלוונטי.

שלב 3: בניית הקונטקסט המושלם ב-TimeOS

עכשיו שיש לכם הבנה ברורה של הפגישה, צריך להכניס את המידע הזה ל-TimeOS. הקונטקסט זה מה שנותן ל-AI את היכולת להבין איך לעבד את התמלול.

תהליך בניית הקונטקסט – 4 שלבים:

שלב 3.1: כניסה להגדרות טמפלייטים

• לכו ל-Settings ב-TimeOS
• לחצו על AI Templates
• לחצו על Create Your Own

שלב 3.2: הגדרת Template Automation בשדה “Template Automation” תכתבו את המילות המפתח שיזהו את הפגישה. למשל:

• Sales Discovery
• Discovery Call
• שיחת מכירות

חשוב: TimeOS יזהה את הפגישה לפי הכותרת שלה ביומן. תוודאו שהצוות שלכם יודע להשתמש במינוח הזה.

שלב 3.3: כתיבת הקונטקסט בשדה “Context” תכתבו תיאור מפורט של הפגישה בהתבסס על האיפיון שעשיתם עם Claude. למשל:

Sales Discovery Call היא שיחת מכירות ראשונית עם לקוח פוטנציאלי של-[שם החברה].
הפגישה כוללת נציג מכירות מצד החברה ואיש קשר ראשי מצד הלקוח.

בפגישה נציג המכירות מציג בקצרה את החברה והמוצר, שואל על צרכי הלקוח
ואתגרים, מבין את המצב הנוכחי ואת מה שהלקוח רוצה להשיג. הלקוח מתאר
את הבעיות שלו ואת מה שהוא מחפש בפתרון.

המטרה: להבין אם יש התאמה בין המוצר לצרכי הלקוח, לזהות נקודות כאב
שהמוצר פותר, ולקבוע צעדים הבאים בתהליך המכירה.

שלב 3.4: בדיקת מגבלת התווים TimeOS מוגבל ל-10,000 תווים בקונטקסט. אם אתם חורגים, תקצרו ותתמקדו בדברים הכי חשובים.

שלב 4: הגדרת בלוקי הסיכום

כאן קורה הקסם האמיתי. במקום סיכום כללי, אתם בונים בלוקים ספציפיים שכל אחד עונה על שאלה מדויקת.

תהליך בניית הבלוקים – 6 שלבים:

שלב 4.1: זיהוי המידע החשוב חזרו לאיפיון שעשיתם עם Claude ושאלו את עצמכם:

• איזה מידע אני רוצה להפיק מהפגישה הזאת?
• מה הדברים שהכי חשוב לי לזכור?
• איזה החלטות התקבלו?
• מי צריך לעשות מה?

שלב 4.2: הגדרת בלוקים עם Claude פתחו שיחה חדשה ב-Claude והכניסו את התיאור של הפגישה שיצרתם. בקשו ממנו:

בהתבסס על התיאור הזה של הפגישה, אני רוצה שתעזור לי להגדיר
בלוקי סיכום. לכל בלוק אני רוצה:
1. כותרת ברורה
2. הוראה ספציפית למה צריך להיכלל בבלוק הזה

המטרה היא לקבל סיכום מובנה שעוזר לצוות להתקדם.

שלב 4.3: בחירת 3-5 בלוקים לא תכניסו 15 בלוקים בפעם הראשונה. התחילו עם 3-5 הכי חשובים.

שלב 4.4: יצירת הבלוקים ב-TimeOS לכל בלוק:

• לחצו על “Add Block”
• בחרו “Create Your Own”
• תכתבו את הכותרת ב-“Section Title”
• תכתבו את ההוראה ב-“Instructions”.

שלב 4.5: ניסוח הוראות ברורות ההוראות צריכות להיות ספציפיות וברורות. לא “תסכם מה דיברו על מכירות” אלא “לכל מוצר, הצג את מספר הלידים החדשים השבוע ואת מספר העסקאות שנסגרו”.

שלב 4.6: הוספת בלוק מיילים (אופציונלי) בסוף תוכלו להוסיף בלוק “Follow-up Email” שיכתוב מייל מוכן לשליחה עם הנקודות העיקריות.

שלב 4.7: הוספת ויזואליזציה (אופציונלי) – תוכלו לבקש ממנו לייצר טבלאות או תרשימים.

דוגמה לבלוקים מוגמרים:

עבור פגישת Sales Discovery Call, אלה הבלוקים שבנינו:

בלוק 1: Lead Summary

הוראה: תסכם את הפרטים הבסיסיים של הלקוח: שם החברה, גודל החברה, תחום פעילות, ושם איש הקשר ותפקידו.

בלוק 2: Current Situation & Pain Points

הוראה: תתאר את המצב הנוכחי של הלקוח, הבעיות שהוא חווה, והאתגרים שהוא רוצה לפתור. התמקד במה שהלקוח אמר ישירות.

בלוק 3: Product Fit Analysis (אם אנחנו משתמשים בזה, חשוב להכניס בקונטקסט מה המוצר שלנו, או להתבסס בלבד על מה שנאמר תוך כדי הפגישה)

הוראה: בהתבסס על מה שהלקוח תיאר, תנתח איך המוצר שלנו יכול לעזור לו. תציין התאמות ספציפיות ופונקציונליות רלוונטיות.

בלוק 4: Next Steps & Follow-up

הוראה: רשום את הצעדים הבאים שסוכמו בפגישה, מי צריך לעשות מה ועד מתי, ומה המועד לפגישה הבאה אם נקבע.

בלוק 5: Interest Level & Timeline

הוראה: הערך את רמת העניין של הלקוח (גבוהה/בינונית/נמוכה) והזמנים שלו לקבלת החלטה, בהתבסס על מה שהוא אמר בפגישה.

אופציה נוספת לעבודה עם ה Builder על הבלוקים

בנוסף לתהליך ההגדרה הידני דרך הגדרות ה-AI Templates, קיים ב-TimeOS כלי עוצמתי בשם Builder שנועד לייעל את תהליך בניית הטמפלייטים. ה-Builder מאפשר לכם לבנות ולאפיין טמפלייטים בלייב (בזמן אמת), תוך כדי שאתם רואים באופן מיידי כיצד התוצאות ייראו בפועל על פגישה. בניגוד לעבודה ישירה בהגדרות ה-AI Templates, שם לא ניתן להריץ את התבנית על פגישה אמיתית ולראות את התוצאות מראש, ה-Builder מאפשר לכם לתקן, לשנות ולחדד את הקונטקסט והבלוקים בזמן אמת עד שתקבלו את התוצר הרצוי לכם.

לדוגמה, תוכלו לכתוב הנחיה ל-AI בשפה טבעית, לראות את הפלט, ולשנות את ההנחיה באופן מיידי כדי לשפר את התוצאה. לאחר שהטמפלייט עומד בציפיותיכם, תוכלו לשמור אותו כטמפלייט קבוע וזמין לשימוש חוזר בפגישות הבאות, ובכך לחסוך זמן רב בתהליך האפיון והבדיקה. שקלוד מאפשר איפיון מעמיק וניתוח של מספר תמלולים, ושילוב האידיאלי הוא לאפיין לעומק עם קלוד ולאחר מכן לעבור ל-Builder כדי לבנות את חלוקת הבלוקים ולשכלל אותם בלייב.

שלב 5: בדיקה ושיפור הטמפלייט

אחרי שיצרתם את הטמפלייט, אל תניחו שהוא מושלם. תהליך השיפור הוא חלק בלתי נפרד.

תהליך הבדיקה – 4 שלבים:

שלב 5.1: ריצת טסט על פגישה קיימת קחו הקלטה של פגישה מהסוג הזה שכבר יש לכם והריצו עליה את הטמפלייט החדש. איך עושים זאת:

• לכו לפגישה קיימת ב-Notes
• לחצו על “Template” בצד שמאל
• בחרו את הטמפלייט החדש שיצרתם.

שלב 5.2: הערכת התוצאה קראו את הסיכום החדש ושאלו את עצמכם:

• האם המידע נכון ומדויק?
• האם הבלוקים מכילים את המידע שאני רוצה?
• האם חסר משהו חשוב?
• האם יש מידע מיותר?

שלב 5.3: שיתוף עם הצוות שלחו את הסיכום לכמה אנשים מהצוות ובקשו פידבק:

• מה שימושי?
• מה לא ברור?
• איזה מידע חסר?

שלב 5.4: שיפור הטמפלייט בהתבסס על הפידבק, תתקנו את הטמפלייט:

• תשנו הוראות שלא עבדו טוב
• תוסיפו בלוקים חסרים
• תמחקו בלוקים מיותרים.

דוגמה לשינוי שנוכל לעשות:

בפעם הראשונה, הטמפלייט יצר בלוק “Technical Requirements” שהיה לא מדויק – הוא כלל פרטים טכניים שלא נדונו בפגישה או שנדונו באופן כללי. הבנו שבשיחות Discovery לא נכנסים לפרטים הטכניים, אלא מתמקדים בצרכים העסקיים. החלפנו את הבלוק הזה ב-“Business Impact” שהתמקד בערך העסקי שהלקוח מחפש להשיג.

שלב 6: אינטגרציה עם כלי העבודה שלכם

עכשיו שהטמפלייט עובד טוב, הגיע הזמן לחבר אותו לכלי העבודה שלכם כדי שהמידע לא יישאר ב-TimeOS.

תהליך האינטגרציה למערכות עבודה:

שלב 6.1: זיהוי המערכת המתאימה לאן אתם רוצים שהסיכומים יגיעו?

• Monday.com (לניהול פרויקטים ומשימות)
• Notion (למידע ארגוני)
• Slack (לעדכונים מהירים)
• Google Docs (לאחסון מסמכים)

שלב 6.2: הגדרת האינטגרציה ב-TimeOS

• לכו ל-Settings → Integrations
• בחרו את הכלי הרלוונטי
• עקבו אחרי הוראות החיבור
• תבחרו פרטים דינמיים להכניס למערכת בעזרת “@” (שימו לב לבחור ב custom summary)
• עכשיו הסיכומים שלכם ייכנסו אוטומטית למערכת יחד עם הפרטים הדינמיים

שלב 6.3: הגדרת אוטומציות (רמה מתקדמת) אם אתם עובדים עם Make/Zapier/N8N, תוכלו להגדיר:

• יצירת איטם חדש לכל סיכום פגישה
• חילוק Action Items למשימות נפרדות עם אחראים
• עדכון סטטוס פרויקטים בהתבסס על הסיכומים
• אוטומציות נוספות שקורות בסיום פגישה ויצירת הסיכום במערכת שלכם

דוגמה מעשית – אינטגרציה עם Monday:

הגדרנו שכל סיכום Sales Discovery Call יועבר אוטומטית לבורד “Sales Pipeline” ב-Monday. כל לקוח חדש הפך ללקוח במערכת עם כל הפרטים שנאספו בשיחה – חברה, איש קשר, נקודות כאב, רמת עניין וצעדים הבאים. התוצאה: במקום 30 דקות של הכנסת נתוני לקוח ל-CRM, הכל קורה אוטומטית.

את התחום הזה אפשר לקחת עוד רחוק מאוד, אולי נכניס את זה למדריך הבא 🙂

שלב 7: העתקת התהליך לסוגי פגישות נוספים

אחרי שהטמפלייט הראשון עובד טוב, תוכלו להתחיל לעבוד על סוגי פגישות נוספים.

תהליך ההעתקה – 3 שלבים:

שלב 7.1: בחירת הפגישה הבאה חזרו לרשימה שיצרתם בשלב 1 ובחרו את הפגישה הבאה בסדר העדיפויות.

שלב 7.2: שימוש בתהליך המוכח עברו על אותם שלבים בדיוק:

• איפיון עם Claude
• בניית קונטקסט
• יצירת בלוקים
• בדיקה ושיפור

שלב 7.3: שיתוף ידע בצוות ככל שאתם בונים יותר טמפלייטים, תשתפו את הצוות בשיטה. תלמדו אותם איך לכתוב כותרות פגישות שTimeOS יזהה, ואיך להשתמש בסיכומים החדשים.

טיפים מתקדמים להצלחה עם TimeOS

טיפ 1: השתמשו במילות מפתח עקיבות

תוודאו שכל הצוות משתמש באותם שמות לפגישות. אם החלטתם על “Sales Discovery” אז כולם צריכים לכתוב את זה בדיוק ככה ביומן.

טיפ 2: התאמה לארגון

תנו ל TimeOS הסבר על הארגון שלכם במידת הצורך. זה יעזור לו לדייק את התוצרים.

טיפ 3: שימוש בויזואליזציה

בבלוקים מתאימים, תבקשו מ-TimeOS גם ויזואליזציה. למשל: “תציג את הנתונים גם בטבלה מסודרת” או “תיצור גרף של ההתקדמות השבועית”.

טיפ 4: הכשרת הצוות

תעשו סדנה קצרה לצוות שמסבירה איך להשתמש בטמפלייטים החדשים ומה התועלת שלהם. כולם צריכים להבין למה זה טוב גם להם.

טיפ 5: מעקב ושיפור תמידי

כל חודש תסתכלו על הסיכומים שקיבלתם ותשאלו את הצוות: מה עובד? מה לא? איך אפשר לשפר?

בעיות נפוצות ואיך לפתור אותן

בעיה 1: TimeOS לא מזהה את הפגישה

פתרון: בדקו שהכותרת של הפגישה ביומן מכילה בדיוק את המילות המפתח שהגדרתם ב-Template Automation.

בעיה 2: הסיכום לא מדויק

פתרון: תשפרו את הקונטקסט. תוסיפו פרטים על מי המשתתפים ועל מה בדרך כלל מדברים.

בעיה 3: הבלוקים ריקים או לא רלוונטיים

פתרון: תשנו את ההוראות להיות יותר ספציפיות. במקום “תסכם את החלק על מכירות” תכתבו “תציג את מספר הלידים החדשים ואת השלבים של 3 הדילים הגדולים”.

בעיה 4: יותר מדי מידע או מעט מדי

פתרון: תתאמו את רמת הפירוט בהוראות. תוסיפו “תהיה קצר ותמציתי” או “תרחיב ותן דוגמאות”.

בעיה 5: הצוות לא משתמש בסיכומים

פתרון: תשאלו אותם למה. בדרך כלל זה כי הסיכום לא מכיל מידע שימושי עבורם. תתאמו את הבלוקים לצרכים שלהם.

הצעד הבא: איך להתחיל היום

אם הגעתם עד כאן, אתם כנראה משוכנעים שזה שווה לנסות. הנה בדיוק מה תעשו עכשיו:

היום:

1. רשמו רשימה של 5 סוגי הפגישות הכי נפוצים שלכם
2. בחרו את הפגישה שגוזלת לכם הכי הרבה זמן לסיכום
3. אם יש לכם תמלולים קיימים ב-TimeOS, העתיקו 2-3 מהם

מחר: 4. פתחו Claude ותעשו את תהליך האיפיון (שלב 2) 5. תצרו טמפלייט חדש ב-TimeOS עם הקונטקסט והבלוקים (שלבים 3-4)

בשבוע הבא: 6. תבדקו את הטמפלייט על פגישה חדשה 7. תקבלו פידבק מהצוות ותשפרו 8. תתחילו לעבוד על סוג הפגישה הבא

זכרו: אל תנסו לעשות הכל בבת אחת. התחילו עם פגישה אחת, תעשו אותה טוב, ואז תעברו הלאה.

למי שעוד לא משתמש ב-TimeOS

אם אתם קוראים את המדריך הזה ועוד לא משתמשים ב-TimeOS, זה הזמן להתחיל. הכלי עובד עם כל פלטפורמות הפגישות (Zoom, Google Meet, Teams) ויש גרסה חינמית שמתאימה להתחלה. התכונות העיקריות כוללות הקלטה אוטומטית, יצירת סיכומים מותאמים אישית, זיהוי Action Items ואינטגרציה עם כלי עבודה כמו Monday, Notion ו-Slack. המשמעות היא שאתם יכולים להתחיל להשתמש בטכניקות שתיארתי במדריך הזה מיד, ללא השקעה כספית גדולה.