בכתבה הקודמת בסדרה עברנו על הממשק החדש של Copilot Chat, שהפך לכלי עוצמתי במיוחד למשתמשים בסביבה ארגונית של מיקרוסופט (Microsoft). הפעם נתמקד במרכיב שנראה שולי אבל הוא בדיוק ההפך: הדרך שבה מיקרוסופט ארגנה מחדש את הגישה לאפליקציות ולחיבורים מתקדמים. ממשק האפליקציות זז למיקום חדש, חנות שלמה נפתחה בתוך הצ'אט, ולשונית חדשה בשם "משימות" מנסה לתת לכם שליטה על כל מה ש-Copilot 365 עושה ברקע. מי שמבין את המפה החדשה יכול לחסוך לעצמו הרבה קליקים (וטוקנים) מיותרים.
תקציר המדריך הקודם
אם פספסתם את המדריך הראשון בסדרת הכתבות שלנו על Copilot 365, אנחנו ממליצים לכם בחום לקרוא את הכתבה הראשונה, בה סקרנו את העיצוב המחודש של של Copilot Chat, דיברנו על חשיבות בורר המודלים החדש והסברנו מהי אותה שכבת Work IQ שמחברת את הצ'אט לסביבה הארגונית (ולמה היא כל כך חשובה).
כמה מילים על Copilot 365
מה זה Copilot 365?
למי שלא מכיר, למיקרוסופט יש מגוון כלים תחת השם Copilot, מה שמקשה על רבים להבין מה ההבדל בין רישוי לרישוי, ובין כלי לכלי. כשאנחנו מדברים על Copilot 365 אנחנו מתכוונים לגרסה הארגונית, שלרוב לא זמינה לצרכנים פרטיים. גרסה זו היא גרסת הפרימיום, ומשמעות ה-"365" בשם, היא שהקופיילוט שלכם למעשה מתממשק עם סביבת Microsoft הרחבה יותר, לרבות יישומי Office.
כלומר - מעבר לגישה ל-Copilot Chat (הכלי המרכזי שמנגיש AI בתצוגת צ'ט), תקבלו גם את שכבת ה-AI של מיקרוסופט בתוך כלים כמו Word, Powerpoint, Outlook, Excel, לרבות חיבורים ל-OneDrive ו-Sharepoint.
מה ההבדל בין Copilot Chat ל-Copilot 365? חשוב לציין שלא כל מי שיש לו Copilot Chat, יש לו בהכרח גם Copilot 365. למשתמשים רבים בחברות וארגונים יש גישה לצ'ט של קופיילוט, ללא אותה "חיבוריות" לסביבת מיקרוסופט (שזמינה ברישוי Copilot 365).
מה ההבדל בין הגרסה החינמית של קופיילוט ל-Copilot 365? חשוב להבחין בין הגרסה הארגונית, ובין הגרסה החינמית שזמינה לציבור הרחב בדפדפן Edge, ובמערכת ההפעלה Windows. אמנם השם זהה, אבל זה לא אותו כלי ולא אותן היכולות!
מתיחת פנים לממשק האפליקציות
לא מוצאים את תפריט האפליקציות?
בממשק החדש והנקי יותר תוכלו לגשת לאפליקציות וחיבורי MCP דרך תפריט האפליקציות (אייקון של תשע נקודות שיושב בפינה הימנית או השמאלית העליונה של חלונית הניווט המורחבת - ראו תמונה מטה).
לחיצה עליו פותחת את כל האפליקציות והחוויות שקופיילוט יודע לארח בתוכו.
ממשק האפליקציות
מה תמצאו שם?
את החוויות המרכזיות של מיקרוסופט 365:
1) לשונית ה- Create ליצירת תוכן ויזואלי
2) ה-Notebooks שלכם לאיסוף וארגון מידע.
3) האפליקציות המוכרות שלכם: Outlook, Teams, Word, Excel ו-PowerPoint.
4) בנוסף - תמצאו שם כפתור חשוב מאוד של אפליקציות מותאמות אישית - אלה שהארגון שלכם הוסיף או פיתח לעצמו.
הרעיון הוא שכל נקודת הכניסה לעבודה היומיומית שלכם מרוכזת מאחורי אייקון אחד, במקום להתפזר על פני המסך.
מתחם האפליקציות של Copilot
ה-Game Changer של קופיילוט
לחיצה על "אפליקציות נוספות" (More Apps) תפנה אתכם למתחם האפליקציות החדש - חנות אפליקציות מפוצצת באפשרויות שיטיסו את קופיילוט שלכם למעלה. זה בעצם ההבדל בין "סתם" צ'ט AI "רגיל", ובין כלי שמתחבר למאוד שירותים חיצוניים, לרבות כלי אוטומציה, כלי הגברת פרודוקטיביות, כלים ליצירת מסמכים, מצגות ותרשימים, ועוד!
התהאבתם באפליקציה? Pin בקליק!
מצאתם אפליקציה שאתם עתידים להשתמש בה הרבה? לחיצה ימנית עליה (או לחיצה על תפריט 3 הנקודות), מאפשרת להצמיד אותה ישירות לחלונית הניווט. מכאן והלאה היא נגישה בקליק אחד, בלי לפתוח את החנות מחדש בכל פעם.
Pin בקליק
מה מסתתר תחת "כל האפליקציות"
בתוך החנות שווה לשים לב לכפתור "כל האפליקציות", שחושף אפליקציות נוספות שכלולות במנוי שלכם ולא תמיד קופצות לעין ברשימה הראשית. זו הזדמנות לגלות כלים שכבר זמינים במסגרת הרישוי העסקי שלכם ופשוט לא ידעתם שהם שם.
כל האפליקציות
תמצאו שם מגוון כלים ותוכנות שימושיים ביותר - למשל:
1) תכנת עריכת סרטוני וידאו - Clipchamp
2) גישה מהירה ליומן שלכם - Calendar
3) יצירת טפסים מעוצבים עם Forms
4) מערכת ניהול משימות אישיות - To Do
5) כפתור ה-Add-Ins שמרכז את התוספים שלכם ליישומי מיקרוסופט, כמו למשל תוסף AI של Claude או GPT או Genspark ל-Excel (ואינספור תוספים חיצוניים אחרים).
איפה מתקינים אפליקציות וסוכנים חדשים?
הכפתור "התקן אפליקציות" בפינה הימנית העליונה מוביל לחנות שבה אפשר למצוא אפליקציות וסוכנים נוספים - מעבר למה שכבר כלול אצלכם. זו נקודת ההרחבה: אם הצ'אט לא עושה משהו שאתם צריכים, סביר שהפתרון מחכה שם, ורק צריך להתקין אותו. שימו לב שהיקף מה שתוכלו להתקין תלוי בהרשאות שמנהל המערכת בארגון שלכם הגדיר.
התקן אפליקציות
תמצאו שם רשימה שנדמית אינסופית - מלאה בכלים, אינטגרציות וחיבורי MCP שמשדרגים את הצ'ט שלכם ומוסיפים לו יכולות שלפני זמן קצר היו בגדר חלום! חיבורי לכלי BI כמו Power BI, למערכות ERP כמו Priority, לכלים ויזואליים כמו Miro, חיבורים ל-Box, ל-Figma ואפילו ל-Canva.
רשימת כלים
תזמון משימות
אחת היכולות העוצמתיות של קופיילוט היא האפשרות לתזמן פרומפטים. הנה כמה דברים שאפשר לעשות עם הפיצ'ר המדהים הזה.
1) תזמון עדכוני רגולציה: דמיינו שאתם מבקשים מהצ'ט לבצע מחקר על עדכוני רגולציה, ואז מתזמנים מחקר כזה אחת לשבוע ביום ראשון ב-6:00.
2) סקירת המייל והיומן: תוכלו לבקש מקופיילוט לקרוא את האירועים ביומן שלכם, את תמלולי השיחות ב-Teams ואת המיילים שקיבלתם אתמול ב-Outlook, ואז לבקש ממנו להכין תקציר מנהלים שיכין אתכם ליום העבודה.
איך מתזמנים משימות בקופיילוט?
פשוט מתחילים שיחה חדשה עם הצ'ט, מבקשים ממנו לבצע את הפעולה, ולאחר שהוא מסיים, מרחפים עם העכבר מעל הפרומפט ומקליקים על האייקון של השעון (תזמון פרומפט). בוחרים את תדירות המשימה ולוחצים על אישור.
תזמון משימות
איך זה נראה מבפנים?
את הדו"ח הזה תוכלו לבקש מקופיילוט לשלוח לכם ישירות למייל, כך זה נראה מבפנים:
איפה מוצאים את כל המשימות המתוזמנות שלנו?
לחיצה על תפריט שלוש הנקודות בחלק העליון של ממשק הצ'ט תחשוף את כל הפרומפטים המתוזמנים שלכם - אותן הנחיות מתוזמנות שמייצרות דו"חות וחיפושים חוזרים.
משימות מתוזמנות
לחיצה על תפריט שלוש הנקודות בחלק העליון של ממשק הצ'ט תחשוף את כל הפרומפטים המתוזמנים שלכם - אותן הנחיות מתוזמנות שמייצרות דו"חות וחיפושים חוזרים.
המשמעות המעשית משמעותית יותר משנדמה במבט ראשון!
ככל שקופיילוט הופך פחות ל"מישהו" שאתם מדברים איתו ויותר לעוד עובד בצוות שלכם, אתם צריכים מקום אחד לעקוב אחרי מה שהוא עושה בלי שאתם מסתכלים על משימות ה"שגר ושכח". כפתור ה-scheduled Prompts הוא בדיוק זה: מרכז שדרכו רואים איזו משימה אוטונומית רצה, מה הסטטוס שלה, ומתי נדרשת מכם התערבות. שם אפשר גם להפעיל ולכבות אוטומציות פשוטות שכאלה.
התמונה הגדולה - מפועל למנהל
כשמחברים את כל החלקים, מבינים שהשינויים שמיקרוסופט הכניסו לקופיילוט הם לא שינויים קוסמטיים. זה המשך של הקו המנחה של החברה - הגברת פרודוקטיביות, העצמת יכולות ופישוט של הממשק. הרעיון פשוט - להפוך את קופיילוט לפחות תובעני ולהחזיר אותו לתפקידו המקורי - כלי עזר שאמור להקל על החיים (המקצועיים), ולא לסבך אותם.
