איך מגבירים פרודוקטיביות עם כלי AI?

פריון העבודה בישראל נמוך ב-25% ממדינות המערב! אנחנו עובדים יותר שעות ומספיקים פחות – מה הפלא שאנחנו מדורגים במקום ה-22 (מתוך 36 מדינות) במדד הפריון לשעת עבודה? יש מצב שהישועה תגיע מכיוון לא צפוי – לא מהשקעה בתשתיות או בהשכלה, אלא בטכנולוגיה מהפכנית – בינה מלאכותית (AI). עבודה משרדית היא תחום שמאמץ לחיקו את הבינה המלאכותית, עם הבטחה לשדרוג ניכר בפרודוקטיביות וביעילות. מי שמנהל צוותי עבודה, מבצע ניתוחי נתונים, או אפילו “סתם” שולח מיילים – יכול להפיק הרבה מיישום נכון של כלים אלו. במאמר זה נסקור את שיטות העבודה והכלים שהוצגו בוובינר “בינה במשרד” שהתקיים שלשום (6.11.24) ואת הדרכים בהן ניתן ליישם את המידע שהוצג בו להעצמת היכולות שלכם בעבודה בסביבה משרדית או בסביבת מחשב.

הקלטת וובינר בינה במשרד

לפני הכל, מוזמנים לצפות בהקלטת המפגש המרתק – תודה לכ-1,500 איש שנרשמו ולכ-400 איש שצפו בו בלייב זום. חשוב לציין שכל הכלים ושיטות העבודה שהדגמנו נלמדים בהרחבה בקורס “בינה במשרד“.

למה בכלל צריך בינה מלאכותית במשרד?

אתם עובדים עם מחשב? יופי! כמו רוב האנשים בעולם המערבי, סביר שחלק נכבד מהעבודה המשרדית שלכם כוללת כמות לא מבוטלת של פעולות חזרתיות שיכולות להתבצע בקלות וביעילות רבה יותר על ידי AI. השאיפה להאצת הפרודוקטיביות באמצעות כלי בינה יוצרת (Generative AI) מתאימה למגוון משימות: תמלול פגישות, איסוף וניתוח נתונים, יצירת מסמכים, ויותר מכך – מי שמוכשר לעבוד עלי כלי GenAI מסוגל לבצע אינטגרציה בין כלים וכך למקסם את היתרונות של כל כלי, תוך מתן מענה לחסרונות של כלים ספציפיים, על ידי שימוש בכלים אחרים שמגשרים על הפער הטכני-מקצועי. שימוש כלים כמו פרפלקסיטי (Perplexity) ו-ChatGPT יחד עם שיטות עבודה ייחודיות יכולים לחסוך לעובדים שעות עבודה רבות, לייעל פעולות רפטטיביות ואפילו להפוך את העבודה למהנה יותר. כלים אלו מאפשרים ליישם את החזון שבו פעולות רבות שעובד מבצע כיום נעשות באופן אוטומטי או סמי-אוטומטי, מדויק ומהיר. הרציונל פשוט: כמעט כל מה שאנחנו עושים במחשב, בינה מלאכותית יכולה לבצע טוב ומהר יותר.

מהם השימושים העיקריים של AI במשרד?

בשלב זה אתם בטח תוהים מה בינה מלאכותית יכולה לעשות בשבילכם?

איך בינה מלאכותית יכולה לסייע לעובדים בסביבה משרדית?

• סייענים ובוטים ליצירת תוכן: באמצעות AI, ניתן ליצור בוטים וסייענים מותאמים אישית, כמו בוטים למשאבי אנוש המיועדים לשימור עובדים (דוגמה שהצגנו בוובינר). כלים אלה מסוגלים לאסוף, לארגן ולעבד מידע בצורה מקצועית ומדויקת, מה שמאפשר לייעל את תהליכי העבודה היומיומיים. בוטים נוספים יכולים לייצר מסמכים, טקסטים, וניירות עבודה, מה שחוסך זמן משמעותי ומפחית את העומס בעבודות משרדיות.

• תמלול וסיכום פגישות: כלי AI מתקדמים כמו TimeOS (הישראלים) מאפשרים תמלול אוטומטי של פגישות—בין אם מרוחקות או פרונטליות—וליצור תקצירי פגישות באופן מובנה. כלים אלו תומכים בתמלול ובארגון תוכן הפגישה בצורה ברורה, מה שמקל על צוותים לשמר את הנקודות החשובות ולהפיק דוחות פעולה להמשך עבודה.

• ניתוח נתונים ומניפולציות בטבלאות: יכולת מרכזית של AI היא עיבוד כמויות נתונים גדולות במהירות ודיוק, כולל ביצוע מניפולציות בטבלאות אקסל. כך ניתן להסיק תובנות מתוך הנתונים וליצור דוחות משוכללים ומפורטים, מה שמסייע לעובדים לקבל החלטות מושכלות ומבוססות נתונים. לקלוד (Claude) למשל יש פיצ’ר חדש ומצוין שמאפשר לנתח נתונים מורכבים ביעילות. וכמובן גם ChatGPT מצטיין ביכולת זו.

• חיפוש מידע ומקורות: כלי חיפוש מבוססי AI, כגון פרפלקסיטי (Perplexity), מציעים חיפוש ג’נרטיבי שמלווה בהפנייה למקורות וציטוטים ביבליוגרפיים. כלים אלה מאפשרים חיפוש מהיר ועמוק, ומציידים את המשתמש במידע ונתונים אקטואליים ורלוונטיים. כך, חיפושי מידע נעשים מדויקים יותר וניתן לאתר ולאמת מקורות בקלות רבה.

• יצירת קוד וממשקים ללא ידע בתכנות: אחד מיתרונות ה-AI הוא הנגשת כתיבת קוד ובניית ממשקים גם למשתמשים ללא הכשרה טכנית מתקדמת. כלים מתקדמים מאפשרים ליצור קוד ולהפיק דוחות בהתאמה אישית, במהירות ובקלות, ומבטלים את הצורך בלימוד תכנות מעמיק. 

• הגברת היצירתיות – מצגות ומסמכים מעוצבים: כלים כמו קאנבה (Canva) תומכים ביצירת מצגות ומסמכים מעוצבים בצורה נגישה ופשוטה, גם עבור מי שאין לו ניסיון קודם בעיצוב גרפי. כלים אלו מאפשרים לעובדים לשפר את האסתטיקה והיצירתיות של מסמכים משרדיים, תוך שהם מספקים ממשק ידידותי לעבודה מהירה ואפקטיבית.

קצת מספרים…

• התייעלות וחסכון בזמן: בינה מלאכותית איננה רק משדרגת את העבודה בסביבה משרדית או בסביבת מחשב – היא גם משנה את פני שוק העבודה כולו. מחקר של מיקרוסופט מראה כי כלים מבוססי AI מסייעים לעובדים לבצע פעולות כגון כתיבה, סיכום, וחיפוש ב-29% מהר יותר. עוד נמצא כי AI יכול לחסוך עד 70% מהזמן המושקע על פעולות משרדיות חזרתיות ולהגדיל את התפוקה היומית של כל עובד בממוצע ב-2.7 שעות עבודה (כך לפי מחקר של Hubspot).

• המשמעות הכלכלית: עבור חברה של 100 עובדים, מדובר בחיסכון של כ-67,500 שעות עבודה בשנה, המוערך בכ-1.2 מיליון דולר. כל זה מעיד על השפעתה הכלכלית הרחבה של הבינה המלאכותית על ארגונים בשוק. אגב, זה לא אומר שאתם או העובדים שלכם תצאו מהמשרד שעתיים לפני תום יום העבודה, אלא שתספיקו יותר בפחות – ולזה חברים, קוראים הגברת פרודוקטיביות!

• דרישות כישורי AI: במחקר של מיקרוסופט, שבחן למעלה מ-31,000 איש ב-31 מדינות, נמצא כי 66% מהמעסיקים לא יגייסו עובדים חדשים שאין להם כישורי AI. יותר מזה, 71% מהמעסיקים יעדיפו מועמדים בעלי ידע בבינה מלאכותית גם אם הם פחות מנוסים בעבודה. אבל הנתון המעניין ביותר במחשר חושף תפנית בלתי צפויה: עובדים חווים שיפור משמעותי בהנאה ובסיפוק מהעבודה בזכות השימוש בבינה מלאכותית – 83% מהם מעידים כי כלים אלו מעלים את שביעות רצונם במהלך העבודה – פשוט כיף להם יותר כשה-AI לצידם!

האופן בו AI משפר את חייהם של עובדים

למידע נוסף על האופן בו בינה מלאכותית משנה את שוק העבודה בישראל, קראו את המאמר הבא.

אינטגרציה בין כלים: מקרה הבוט החוקר

הרציונל:

בוובינר הצגנו תהליך אינטגרציה בין כלים, שבמסגרתו בנינו “בוט חוקר” באמצעות Perplexity Spaces שנועד לאסוף ולסכם מקורות מידע אמינים בתחום משאבי האנוש. המידע הוזן לאחר מכן לקנבס החדש של ChatGPT, מה שאפשר את ניתוח ודיוק המידע, תוך יצירת סינתזה בין מקורות מרובים וגדושים בנתונים.

שלבי העבודה:

1. שלב ראשון – יצירת בוט חוקר בפרפלקסיטי: פרפלקסיטי מאפשר בניית מעין בוטים חכמים המותאמים לחיפוש מידע רלוונטי, תוך התבססות על מקורות מידע מקצועיים ואמינים. העבודה עם פיצ’ר ה-Spaces חוסכת את הפעולות הרפטטיביות של הנדסת הפרומפטים בכל פעם מחדש.
2. שלב שני – ניתוח ודיוק ב-ChatGPT Canvas: המידע שנאסף על ידי הבוט מועבר ל-ChatGPT. באמצעות הקנבס החדש (פיצ’ר שזמין למנויים בתשלום), אפשר לנתח את המידע שהבוט של פרפלקסיטי הפיק, ולצרף אליו גם את המקורות שעליהם הוא התבסס במלואם. כך ניתן לבצע ומניפולציות מורכבות בטקסט ובנתונים.
3. תוצאה סופית – מסמכים מקצועיים ומדויקים: מה אפשר לעשות עם כל הטוב הזה? שיטת עבודה זו מאפשרת ליצור ליצור דוחות מחקר, כתיבת ניירות עמדה, ניתוח ויצירת דוחות, וכל זה במהירות וביעילות תוך שימוש במידע עדכני ואמין. תהליך עבודה זה מאפשר גם לאסוף חומר לפעולות שיווקיות, לבנות גאנט תכנים לדיגיטל או לסושיאל, ולהפיק דוחות מעמיקים על נושאים כמו חקר שוק או חקר מתחרים. למעשה, כל משימה חוזרת, שדורשת תוכן כתוב המתבסס על נתונים רלוונטיים מהעולם האמיתי, יכולה להתבצע בצורה חלקה וממוקדת בעזרת שיטה זו וכלים אלו, מה שחוסך זמן ומבטיח דיוק ומקצועיות.

וזה רק תהליך אחד. זו רק דוגמה אחת. חשבו כמה ערך תקבלו בקורס מעמיק שכולל עשרות שיעורים מוקלטים ושיעורי זום שבועיים למשך חצי שנה! זו בדיוק הסיבה שיצרנו את קורס “בינה במשרד”! כדי לעזור לעובדים להגביר פרודוקטיביות בסביבת מחשב ובעבודה משרדית. 

למימוש ההטבה ולצפייה בסילבוס לחצו על התמונה.

בינה מלאכותית משנה לחלוטין את האופן שבו אנחנו עובדים, חוסכת זמן יקר ופותחת בפני כולנו אפשרויות חדשות. מה שהיה פעם נחלתם של עובדים בעלי כישורים טכנולוגיים בלבד, היום נגיש ונוח לכל עובד. גם אם אנו עדיין בראשית דרכה של המהפכה, ברור שהיא כבר כאן ומשפיעה באופן משמעותי על כל תחום עבודה. עלינו כעובדים וכמנהלים לנצל את הכלים הללו לטובתנו, ולהבין שכלי AI לא רק שומרים אותנו רלוונטיים בעולם העבודה, אלא גם הופכים את מקום העבודה למעניין ומספק יותר.