כך הופכים את הפגישות שלכם לכלי עבודה שבונה את עצמו עם Timeless Playbooks

רוב כלי הפגישות יודעים היום להקליט את השיחה, לתמלל אותה ולהפיק סיכום. Timeless מנסה עכשיו לקחת את המידע הזה צעד אחד קדימה. עם Timeless Playbooks, אפשר להגדיר מה אתם רוצים שיקרה עם המידע מהפגישות שלכם. למשל, לאסוף התחייבויות, להכין תדריך לפני יום עבודה, ליצור מסמך מסודר אחרי פגישה או לעקוב אחר דברים שהבטחתם לעשות. במקום לחזור בכל פעם לצ'אט ולכתוב מחדש את אותה בקשה, אפשר להפוך אותה לתהליך שחוזר על עצמו. למי שלא מכיר, Timeless היא פלטפורמה שמתעדת פגישות ושיחות, שומרת את התמלולים וההקשר שנוצר בהן ומאפשרת לעבוד עם המידע באמצעות AI. וזה בדיוק מה שהופך את Playbooks למעניינים. המידע כבר נמצא שם. עכשיו אפשר להחליט מה אתם רוצים לעשות איתו.

טומי ברב, מייסד-שותף ומנכ״ל Timeless, מציג את Playbooks

אז מה זה בעצם Playbook?

אפשר לחשוב על Playbook כהוראה קבועה שאומרת ל-Timeless: כשקורה משהו מסוים, קח את המידע מהפגישות שלי ותכין ממנו תוצר שאני צריך.

אפשר, למשל, לבקש שאחרי כל פגישת לקוח תתקבל רשימה מסודרת של ההחלטות והמשימות, שבכל בוקר יחכה תדריך קצר עם הפגישות הצפויות ומה כבר דובר בעבר עם האנשים שתפגשו, או שבסוף השבוע המערכת תאסוף עבורכם את כל הדברים שהבטחתם לעשות ועדיין נשארו פתוחים.

הרעיון החשוב הוא שהבקשה לא נשארת פרומפט חד-פעמי. אתם מגדירים פעם אחת את הצורך, ו-Timeless הופכת אותו לתהליך שאפשר להפעיל שוב.

מה כבר אפשר לבנות?

בגלריית ה-Playbooks של Timeless מופיעות כמה דוגמאות שממחישות היטב את הרעיון:

Promise Tracker עובר על הפגישות ומחפש דברים שהבטחתם לעשות, למי הבטחתם אותם והאם צוין מועד:

מרכז את ההתחייבויות שעלו בפגישות ומראה מה עדיין פתוח | Timeless

Morning Brief מכין תדריך לקראת היום, כולל הפגישות המתוכננות, שיחות קודמות עם המשתתפים ונושאים שכדאי לזכור:

מרכז את הפגישות וההקשר החשוב לתדריך קצר לקראת היום | Timeless

Branded Notes הופך פגישה למסמך מסודר במבנה ובעיצוב שמתאימים לארגון:

הופך פגישה למסמך מסודר וממותג עם החלטות ומשימות | Timeless

Speaker Map מציג את השיחה בצורה ויזואלית ועוזר להבין מי דיבר, מתי התחלף הנושא ואיפה נמצא כל חלק בשיחה:

מציג מי דיבר, מתי ואיך השיחה התפתחה לאורך הפגישה | Timeless

החלק המעניין באמת הוא שאפשר לבקש לבנות Playbook שמתאים לצורת העבודה שלכם.

איך מתחילים בלי להסתבך?

לא צריך להתחיל מקוד ולא צריך להבין איך המערכת עובדת מאחורי הקלעים. כדאי להתחיל משאלה פשוטה: מה אני עושה שוב ושוב אחרי פגישות?

אולי אתם תמיד עוברים על הסיכום ומחפשים משימות, אולי אתם שולחים ללקוח Follow-up, אולי אתם מנסים לזכור מה הבטחתם, אולי לפני כל פגישה אתם מחפשים את השיחה הקודמת עם אותו אדם. זה חומר מצוין ל-Playbook.

שלב 1: התחילו מבעיה אחת

אל תנסו לבנות מערכת שלמה. תבחרו פעולה קטנה שחוזרת אצלכם שוב ושוב. לדוגמה:

אחרי כל פגישת לקוח אני רוצה לקבל מסמך קצר שמרכז את ההחלטות, המשימות והדברים שאני התחייבתי לעשות.

כבר כאן יש כמעט את כל מה שצריך כדי להתחיל.

שלב 2: הגדירו מה אתם רוצים לקבל

ככל שהתוצאה ברורה יותר, כך הסיכוי לקבל משהו שימושי עולה. אפשר למשל להשתמש בפרומפט הבא:

After every client meeting, create a short decision brief.

Include:
- decisions that were made
- action items
- the owner of each action
- deadlines only when they were explicitly mentioned
- unresolved questions
- anything I personally promised to do

Keep it short enough to read in two minutes.

למה הפרומפט הזה טוב? כי הוא לא אומר רק "סכם לי את הפגישה". הוא מסביר בדיוק איזה מידע חשוב, מה צריך להיכנס לתוצאה ומה אסור למערכת להמציא. למשל, אם לא נאמר בפגישה תאריך יעד, היא לא אמורה להוסיף אחד בעצמה.

אפשר גם להתכונן לפגישות, לא רק לסכם אותן

Playbooks לא חייבים לפעול רק אחרי שיחה. אפשר להשתמש במידע שכבר קיים ב-Timeless כדי להתכונן למה שיקרה בהמשך. לדוגמה:

Every weekday morning, review my meetings scheduled for today.

For each meeting, show:
- who I am meeting
- what we discussed last time
- unresolved commitments
- open questions
- anything I should remember before the meeting

Keep the brief short and practical.

במקום להתחיל כל בוקר בחיפוש בין תמלולים, הערות ויומן, אתם מקבלים תדריך שמרכז את הדברים החשובים.

ומה לגבי הדברים שאנחנו מבטיחים לאחרים?

זה אולי אחד השימושים הפרקטיים ביותר. בפגישות אנחנו אומרים משפטים כמו: "אני אשלח לך את זה." "אני אבדוק עם הצוות." "אני חוזר אליך עד יום חמישי." ואחרי שלושה ימים כבר קשה לזכור למי הבטחנו מה. אפשר לבנות Playbook שמחפש בדיוק את הדברים האלה:

Review my meetings from the previous seven days.

Find commitments that I made and commitments other people made to me.

Separate them into:
1. I owe
2. They owe me
3. No clear owner

Never invent a deadline.
If no deadline was mentioned, say so explicitly.

הערך כאן פשוט מאוד. Timeless כבר שמעה את הפגישה. במקום שאתם תעברו שוב על כל השיחות, היא יכולה לחפש עבורכם רק את מה שדורש פעולה.

איך כותבים Playbook טוב?

לא צריך ללמוד שיטת פרומפטינג מסובכת. מספיק לענות על ארבע שאלות:

מתי זה צריך לקרות?

אחרי כל פגישה? בכל בוקר? פעם בשבוע?

על איזה מידע לעבוד?

פגישות מהיום? פגישות עם לקוח מסוים? כל השיחות מהשבוע האחרון?

מה אתם רוצים לקבל?

רשימת משימות? תדריך? מסמך? התחייבויות? שאלות פתוחות?

אילו כללים חשוב לשמור?

לא להמציא תאריכים. לא לכלול שיחות מסוימות. לשמור על תשובה קצרה. להפריד בין מה שאני התחייבתי אליו לבין מה שאחרים התחייבו אליו. זה כל הסיפור.

ככל שתגדירו את ארבעת הדברים האלה טוב יותר, כך ה-Playbook יהיה שימושי יותר.

הופך משימות שעלו בפגישה לכרטיסים שאפשר למיין | Timeless

לפני שמפעילים את זה על כל הפגישות

כדאי להתחיל בקטן. תבנו Playbook אחד ובדקו אותו על כמה פגישות.

שימו לב לשלושה דברים:

1. האם הוא זיהה נכון מה חשוב?

2. האם חסר משהו שאתם תמיד צריכים?

3. והאם הוא הסיק משהו שלא באמת נאמר?

אחר כך מתקנים את ההוראות. זה חשוב משום שברגע שהופכים פרומפט לתהליך חוזר, גם טעויות יכולות לחזור על עצמן. עדיף להשקיע כמה דקות בשיפור Playbook אחד לפני שנותנים לו לעבוד באופן קבוע.

המדריכים תמיד חינמיים, אבל אם בא לכם להתמקצע - יש גם קורס אוטומציות עם AI ובניית בוטים וסוכנים

לפרטים נוספים לחצו כאן >>

למה הפיצ'ר הזה מעניין?

הדבר המעניין ב-Playbooks הוא לא האפשרות לקבל עוד סוג של סיכום פגישה. העניין הוא שאפשר להתחיל לקחת פעולות שחוזרות סביב הפגישות ולהפוך אותן לתהליכים קבועים. במקום לשאול את Timeless בכל פעם מחדש מה קרה בפגישה, אתם יכולים להגדיר מראש מה חשוב לכם שיקרה עם המידע. וזו גם הדרך הנכונה להתחיל להשתמש בפיצ'ר.

אל תחפשו Playbook מרשים. חפשו פעולה מעצבנת שחוזרת אצלכם שוב ושוב. אם אחרי כמעט כל פגישה אתם מעתיקים משימות, מחפשים התחייבויות, מכינים Follow-up או מנסים לזכור מה נאמר בפעם הקודמת, כנראה כבר מצאתם את ה-Playbook הראשון שכדאי לכם לבנות.

להנחיות התקנה כנסו כאן.